Case: AI-platform bij Heracles Almelo

AI als digitale collega voor club en supporters

1000+ chats per maand
55 interne gebruikers
24/7 supportassistent
Snellere responstijd

Lees case in PDF vorm Ontdek het Adwise AI Platform powered by Artific

Slimmer werken met AI

Heracles Almelo wilde AI inzetten zonder extra complexiteit in de organisatie. De club zocht een oplossing die medewerkers direct helpt in hun dagelijkse werk én de service richting supporters verbetert. Met een gefaseerde introductie van een AI-platform zijn interne processen versneld en is een 24/7 web-assistent gelanceerd. Het resultaat: meer efficiency, betere service en aantoonbare impact binnen meerdere afdelingen.

In deze case nemen we je mee hoe Heracles Almelo AI inzet als digitale collega voor club, commercie en supporters.

1.000+ chats per maand
55 interne gebruikers
24/7 supportassistent
Snellere responstijd

Heracles Almelo

Heracles Almelo is een professionele voetbalclub met een sterke regionale binding en een brede organisatie achter het eerste elftal. Naast sportieve prestaties spelen commercie, communicatie en supportersbeleving een steeds grotere rol.

De club wilde slimmer werken binnen meerdere afdelingen, zonder dat medewerkers werden belast met losse tools of ingewikkelde systemen. Marketing, commercie en supportersservice hadden ieder hun eigen informatiebehoefte. De uitdaging was om AI zo in te zetten dat het direct waarde toevoegt in de praktijk en tegelijkertijd de service naar supporters versterkt.

De Ambitie: efficiënte en service

Heracles Almelo koos ervoor om AI niet als experiment te benaderen, maar als structurele versterking van de organisatie. De ambitie was helder: medewerkers ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden én supporters sneller en consistenter helpen.

Voor marketing en communicatie betekende dit hulp bij het schrijven, herschrijven en analyseren van content. Voor commercie lag de focus op betere salesvoorbereiding, klantstrategie en het genereren van voorstellen. Tegelijkertijd wilde de club veelgestelde vragen van supporters automatisch kunnen afhandelen, zodat medewerkers meer tijd krijgen voor complexere taken.

“Het platform helpt ons om slimmer en sneller te werken, zonder dat het complex wordt. Collega’s krijgen direct bruikbare ondersteuning in hun dagelijkse werk. Door klein te beginnen en stapsgewijs op te schalen, zien we organisatiebreed steeds meer impact.”

- Sales Marketeer Business & Events, Heracles Almelo

De Aanpak

De implementatie startte bewust klein. In plaats van direct organisatiebreed uit te rollen, werd gekozen voor een gefaseerde aanpak. Eerst werden Marketing & Communicatie en de commerciële afdeling aangesloten op het AI-platform.

Zij kregen toegang tot een AI-toolbox voor contentcreatie, analyse en samenvatting van informatie. Voor commercie werd aanvullend een AI-assistent ingericht die helpt bij salesvoorbereiding en klantcommunicatie.

Daarna volgde de ontwikkeling van een web-assistent voor supporters. Door interne ondersteuning en externe service te combineren, werd AI op een praktische en schaalbare manier geïntegreerd in de dagelijkse processen.

De Uitwerking

De web-assistent “Sammy” werd geïntegreerd op heracles.nl en beantwoordt 24/7 vragen over tickets, merchandise en clubinformatie. Veelgestelde vragen worden automatisch afgehandeld.

Sinds de livegang worden er maandelijks meer dan 1.000 chats gevoerd. In totaal zijn er 7 verschillende thema’s actief, met tickets en openingstijden als meest besproken onderwerpen.

Intern werken inmiddels 55 actieve gebruikers met het AI-platform. De commerciële afdeling genereert meer dan 20 concrete salesvoorstellen per maand met ondersteuning van AI. Daarmee is het platform niet alleen ondersteunend, maar direct productief in de operatie.

De Impact

De impact is zichtbaar op meerdere niveaus. Supporters krijgen sneller antwoord, ook buiten kantooruren. Medewerkers besteden minder tijd aan herhalende vragen en meer tijd aan taken die echt waarde toevoegen.

Met 1.000+ supporterchats per maand en tientallen salesvoorstellen toont de club aan dat AI geen theoretisch experiment is, maar een praktische versterking van het team. Het platform groeit mee met de organisatie en kan eenvoudig verder worden uitgebreid naar andere afdelingen.

Heracles Almelo heeft AI daarmee gepositioneerd als digitale collega: een verlengstuk van het team dat informatie snel vindt, context begrijpt en processen versnelt. De club is beter voorbereid op verdere groei, zonder dat dit extra druk legt op medewerkers.

Tijd om ook slimmer te ondersteunen?

Groeiende organisaties kunnen niet blijven opschalen met alleen extra mensen. Slimme inzet van AI maakt het verschil tussen oplopende werkdruk en toekomstbestendige service.

De case van Heracles Almelo laat zien hoe je AI inzet als digitale collega, zonder dat het werk complexer wordt.
Dit is ook bereikbaar met het Adwise AI Platform Powered by Artific. Hiermee breng je kennis, bereikbaarheid en automatisering samen in één veilige oplossing.

Wil je ontdekken wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Verdiep je in de mogelijkheden en zet de volgende stap richting schaalbare, slimme support.

Ontdek de eindeloze mogelijkheden van Adwise AI

Veelgestelde vragen

Hoe werkt Adwise AI Powered by Artific?

Hoe helpt AI bij het verminderen van supportdruk?

De Adwise AI (Assistent Module) handelt herhalende vragen automatisch af via een chatbot op de website en e-mail. Hierdoor hoeven medewerkers minder handmatig werk te doen en kunnen zij zich richten op complexere vragen.
Is de Adwise AI-oplossing 24/7 beschikbaar?

Ja, klanten kunnen ook buiten kantoortijden vragen stellen en direct antwoord krijgen via de AI Support Assistent.
Blijft de tone of voice van het merk behouden?

Ja, de Adwise AI Assistent is volledig afgestemd op de tone of voice en kennis van de organisatie, zodat antwoorden persoonlijk en herkenbaar blijven.
Kan de oplossing meegroeien met de organisatie?

Het Adwise AI Platform Powered by Artific is schaalbaar opgezet en groeit mee met het aantal klanten, vragen en kanalen zonder extra druk op het team.