Meld je nu aan
menu

6 slimme Google Workspace-tips die je werkdag direct verbeteren!

In deze blog ontdek je veelvoorkomende Google Workspace-frustraties en hoe je ze direct oplost.

Google Workspace Admin Google Workspace

Google

Herken je dit?

Je inbox voelt als je takenlijst.
Je weet niet meer waar dat ene document gebleven is.
Je dag zit vol meetings, maar je werk blijft liggen.

Google Workspace zit bomvol handige functies, maar veel gebruikers missen nét die kleine tweaks die het verschil maken tussen druk zijn en slim werken. Daarom: 6 herkenbare pijnpunten én tips die jou direct helpen om slimmer, overzichtelijker en met meer rust te werken.

Kun jij je documenten in Google Workspace ook nooit terugvinden?

Je zoekt een belangrijk bestand, maar hebt geen idee hoe het heet, waar het staat of wie het heeft opgeslagen. Ondertussen tikt de deadline door...

Tips:

  • Kies duidelijke bestandsnamen
    Bijvoorbeeld: 2025_Q2_Klantvoorstel_Jansen in plaats van Voorstel_definitief. Voeg eventueel datum, klantnaam of fase toe.
  • Sla documenten altijd op in een Gedeelde Drive
    Zo voorkom je dat bestanden in persoonlijke Drives staan en kwijt raken bij afwezigheid of vertrek van een collega.
  • Gebruik de geavanceerde zoekfunctie in Google Drive
    Klik op het pijltje in de zoekbalk en filter op bestandssoort, eigenaar, wijzigingsdatum of locatie. Binnen seconden vind je wat je zoekt.

Bekijk de training: Google Workspace
Google foto 3

Weet jij ook nooit welke documentversie de juiste is in Google Workspace?

Jij hebt iets aangepast, je collega ook… maar welke versie is definitief?

Tips:

  • Open de versiegeschiedenis via Bestand > Versiegeschiedenis > Versiegeschiedenis bekijken of gebruik Ctrl + Alt + Shift + H.
  • Geef belangrijke versies een naam – klik op de drie puntjes naast een versie en kies "Naam geven aan deze versie".

Werk altijd in gedeelde documenten en gebruik suggestiemodus of opmerkingen voor overzichtelijke samenwerking.

Is jouw Gmail-inbox ook veranderd in een eindeloze to-dolijst?

Je mailt jezelf taken, markeert berichten als ‘ongelezen’ of raakt het overzicht kwijt tussen alle binnenkomende berichten.

Tips:

  • Richt je inbox in zoals jij werkt – Gmail biedt volop flexibiliteit.
  • Zelf ben ik fan van de Priority Inbox:
    Bovenaan zie ik mails met een ster (voor acties),
    daaronder het label ‘Wacht op antwoord’,
    en onderaan de overige mail – meestal leeg, omdat ik alles archiveer zodra ik ermee klaar ben.
  • Gebruik labels en filters om automatische structuur aan te brengen.
  • Zet actiepunten direct in Google Tasks of Google Keep, gekoppeld aan je mail.

Plan 2–3 keer per dag een e-mailblok, zodat je gefocust blijft werken.

Google foto

Staat je google agenda vol, maar voel het alsof je niks gedaan krijgt?

Je dag zit vol meetings. Geen tijd voor deep work. En als je in een vergaderruimte zit, moet je vaak haasten omdat de volgende groep al voor de deur staat.

Staat je google agenda vol, maar voel het alsof je niks gedaan krijgt?

Tips:

  • Plan vaste focusblokken in je agenda
    Zet je beschikbaarheid op ‘Bezet’ en activeer de optie “Nieuwe vergaderingen automatisch weigeren”.
  • Gebruik Appointment Schedules in Google Agenda
    Laat collega’s of klanten zelf een moment boeken binnen jouw beschikbaarheid. Je bepaalt zelf de tijdsblokken, marges en frequentie.
    Ideaal voor sales of adviesfuncties – en je plaatst de link eenvoudig in je e-mailhandtekening.

Plan meetings op 25 of 50 minuten
Hierdoor ontstaat automatisch 5 à 10 minuten tussenafspraken, ideaal op kantoor, zodat je rustig kunt afronden én de volgende meeting op tijd kan starten.

 

Kost het samenwerken in Google Workspace je tijd omdat iedereen anders werkt?

De een werkt vanuit Drive, de ander in Keep of Chat, en niemand weet meer wat de ‘officiële’ plek is.

Tips:

  • Maak teamafspraken: wat zetten we waar, en hoe communiceren we?
  • Gebruik templates in Docs, Sheets en Slides voor bijvoorbeeld offertes, notulen of rapportages.

Laat Google Workspace voor je werken: met slimme suggesties, geneste mappen, standaardstructuren en gedeelde workflows.

u6573377939_Multiple_professionals_seen_from_behind_or_side_c_2d90d77a-444c-455e-969d-3c6d0cc7d6db_0 kopie

Heb jij overal losse takenlijstjes in Google Workspace maar mis je overzicht?

Een post-it hier, een notitie op je telefoon daar… En voor je het weet vergeet je nét die ene belangrijke taak.

Tips:

  • Gebruik Google Tasks om al je taken op één centrale plek bij te houden.
    Te openen in je Google Calendar én als losse app op Android en iOS.
  • Omdat alles in de cloud wordt opgeslagen, is je takenlijst altijd veilig én beschikbaar – ook als je onderweg bent of je device kwijtraakt.

Maak gebruik van lijsten, sub-taken en deadlines, en zet e-mails in Gmail met één klik om naar een taak. Zo vergeet je geen follow-up meer.

7f578f2c-2e60-4a93-bdf0-3242efe05fa2 kopie

Slimmer werken in Google Workspace begint met kleine stappen

Je hoeft je hele manier van werken niet om te gooien. Maar met een paar slimme aanpassingen werk je rustiger, overzichtelijker en efficiënter, precies waar Google Workspace voor bedoeld is.

Meer leren over slim werken in Google Workspace? Wij helpen teams en organisaties om hun digitale werkomgeving beter in te richten en werkgewoontes te verbeteren. Van praktische trainingen tot sessies op maat.

Ontdek de training Google Workspace hier!
Naamloos-1 kopie